什麼是資料歸檔？
資料歸檔是將不再使用的資料移至獨立的儲存系統中長期保留的過程。保留這些資料是為了參考、合規性或歷史目的，確保資料仍可存取，但儲存方式更具成本效益且更安全。資料歸檔通常涉及結構化和非結構化資料，包括文件、電子郵件、資料庫和多媒體檔案。
歸檔可協助組織降低儲存成本、維持系統效能，並符合產業規範。它還可確保重要的業務資訊在稽核、法律訴訟或未來的業務分析時仍然可用。
資料歸檔為何重要以及如何運作？
資料歸檔對於需要管理日益增加的資料量，同時維持系統效率與法規遵循的組織而言，是不可或缺的。透過歸檔較舊且不常存取的資料，企業可以釋放主要儲存資源、改善系統效能並降低儲存成本。此外，許多產業都面臨嚴格的資料保留法規，因此歸檔對於法律合規性和稽核準備而言至關重要。
資料歸檔的過程包括識別非活動資料、安全地將其轉移到指定的儲存系統，並根據保留政策進行管理。歸檔資料通常儲存在符合成本效益的儲存環境中，例如雲端解決方案、磁帶庫或專門的歸檔硬體。這可確保重要資訊仍可存取，但不會干擾日常業務運作。
有效的資料歸檔系統依賴於自動化、索引和資料分類。自動化政策有助於根據特定條件（如檔案年齡、類型或最後存取日期）來識別資料。適當的索引可確保在需要歸檔資料時快速檢索，而資料分類則可確保敏感或關鍵檔案在其整個生命週期中都能獲得適當的保護。
資料歸檔的主要優點與挑戰
資料歸檔提供許多作業與財務上的好處，可簡化資料管理，同時確保符合法律與合規要求。
- 節省成本：減少對昂貴的主要儲存系統的需求。
- 法規遵循支援：協助符合特定產業的資料保留與稽核要求。
- 改善系統效能：透過卸載不活動的資料，保持作業系統的效率。
- 資料安全性：提供安全的長期儲存，內建資料保護功能。
- 災難復原支援：透過保護重要的歷史資料，確保業務連續性。
儘管它有許多優點，組織必須小心管理與資料檢索、可擴充性和法規遵循風險相關的潛在挑戰。
- 資料檢索的複雜性：歸檔資料可能需要專門的工具才能存取。
- 可擴充性問題：儲存解決方案必須適應不斷成長的資料量。
- 資料合規風險：保留政策管理不善可能會導致違法行為。
- 整合問題：傳統系統可能無法與現代歸檔平台很好地整合。
- 成本超支：如果解決方案未經最佳化，長期歸檔成本可能會增加。
資料歸檔與資料備份
資料歸檔和資料備份是資料管理中兩種不同的流程，各有其獨特的目的。資料歸檔涉及將不活躍或使用頻率較低的資料移至長期儲存，以供未來參考、合規性或歷史分析之用。歸檔資料會保留一段較長的時間，並儲存在具成本效益、存取速度較慢的儲存系統中。只有在需要時才會進行存取，通常受保留和法律政策的規範。
相反，資料備份的重點在於建立目前使用中的資料複本，以防止意外遺失、系統故障或網路攻擊。備份通常會儲存在高速儲存環境中，以便快速還原。備份會經常更新，以反映即時變更，並僅在復原程序中存取。
雖然這兩個流程對於資料管理都是必要的，但它們的角色是互補的。資料歸檔支援長期資料保留和法規遵循，而資料備份則透過即時資料復原確保業務連續性。企業必須實施這兩種策略，以維持資料的完整性、可用性和安全性。
資料歸檔解決方案的類型
資料歸檔解決方案因儲存位置、基礎架構和業務需求而異。組織可根據其預算、資料保留需求和擴充性需求，選擇不同類型的資料歸檔系統。以下是最常見的資料歸檔解決方案類型：
內部存檔
企業內部資料歸檔涉及在組織的實體基礎架構內儲存歸檔資料。企業使用專用伺服器、儲存陣列或磁帶庫，並將其存放在自己控制的資料中心。此方法提供完整的所有權和客製化，但需要大量的前期投資和持續維護。
雲端歸檔
雲端歸檔使用雲端廠商提供的遠端資料儲存服務。資料會安全地傳輸並儲存在雲端，因此不需要現場硬體。此類型的歸檔具有可擴充性、成本效益，並可隨時隨地存取。雲端歸檔非常適合尋求彈性、隨用隨付定價模式的企業。
混合存檔
混合歸檔結合了內部部署和雲端儲存解決方案。企業可以在內部保留敏感或關鍵任務資料，同時在雲端歸檔敏感度較低的資料。此方法兼顧安全性、成本效益和可擴充性，適合有不同資料管理需求的組織。
磁帶歸檔
磁帶歸檔使用磁帶離線儲存資料。它是最古老的歸檔方法之一，並因其低成本和可靠性而廣受歡迎。磁帶儲存於安全的異地設施中，提供長期耐用性。然而，磁帶式歸檔的檢索時間較慢，而且需要專門的硬體來存取資料。
軟體定義歸檔
軟體定義歸檔利用先進的資料管理軟體來控制資料在多個儲存系統中的儲存方式。企業可根據預先定義的政策自動化資料歸檔，確保最佳的資料放置和生命週期管理。此方法可擴充，並支援與其他 IT 系統整合。
資料歸檔的最佳實務
實施資料歸檔最佳作法可確保有效率的儲存管理、合規性及資料檢索。組織應先根據法規要求和業務需求定義明確的資料保留政策。定期對資料進行分類和編制索引可簡化檢索工作並降低儲存成本。自動化工具可應用資料遷移、保留和刪除的規則，簡化歸檔程序。加密和存取控制等安全措施應該到位，以保護歸檔資料免於外洩和未經授權的存取。最後，企業應定期檢閱和更新歸檔策略，以適應不斷變化的合規標準和技術進步。
常見問題
- 什麼是資料歸檔程序？
資料歸檔程序包括識別、傳輸不活躍的資料，並將其儲存於安全的長期儲存系統中。這可確保重要資料得以保存，同時釋放主要儲存空間供活躍使用。 - 哪些類型的資料應該歸檔？
適合歸檔的資料包括歷史業務記錄、客戶檔案、財務文件、合規相關資料，以及其他因法律、作業或分析目的而必須保留，但已不再活躍使用的資訊。 - 哪些產業從資料歸檔獲益最多？
產生大量資料或有嚴格合規規範的產業最能從資料歸檔中獲益。這些行業包括醫療保健、金融、法律服務、政府、教育和電子商務，在這些行業中，資料保留、安全性和長期可存取性至關重要。